目前档案管理存在的普遍问题：

1. 档案门类多，管理分散，未能与其他业务职能部门建立高效的共享协作方式；
2. 档案易泄露，权限划分不合理，权限管理粗糙，无三员管理；
3. 档案监管难，档案归档无审核，档案借阅无记录，档案移交无流程，档案销毁无监管；
4. 档案利用难，查询效率低下，借阅审批困难，浏览查看不及时；
5. 无安全备份，没有完善的档案备份方案，数据丢失，造成不可挽回的损失。

基于以上问题，抖拓提供档案数字化管理建设整体解决方案，帮助客户搭建数字化档案管理系统平台，实现档案资源整合、发挥知识价值，助力企业数字化。

抖拓数字档案管理系统是以电子文件全生命周期管理为设计思想、以数字档案馆（室）建设指南为依据、以国家、行业规范为准则，采用 JAVA/PHP/NoteJs 语言开发，具备良好的高可用和扩展性，功能覆盖档案收集、管理、保存、利用，实现档案业务全过程信息化管理、支持多种形式和多种来源归档文件收集，提供全面丰富的档案资源利用服务方式，兼容各生态体系的非国产、国产软硬件环境，为集团企业、政府机关单位、政法系统单位、企事业单位等客户提供全新的档案信息化支撑系统。

系统严格遵循国家档案局最新制定的档案管理的各项标准和规范，可实现以下功能：

一、预归档管理（收集）

收集：文件收集归档指对文件进行采集归档，或者对档案进行质检入库的一系列相关操作。同时通过丰富的业务系统接口在线采集归档电子文件及其元数据信息，实现档案系统与业务系统的无缝对接；

由各部门兼职档案员收集本部门的档案文件，可留做部门资料整理查阅，也可移交档案室，由档案管理员整理、利用。提供多种数据采集方式，手工录入、脱机数据导入、OA 办文数据接收等。

1. 文件收集管理:实现文件管理、整理归档、批量挂接等功能。
2. 资料库管理:实现部门资料库、个人资料库等功能。
3. 档案移交接收:实现档案移交接收功能。
4. 归档审核:实现归档审核功能。

二、档案管理

档案服务平台提供各类实体档案的条目信息管理，并提供电子文件采集、整理、存储、保护、检索、鉴定、统计等全方位的系统功能，构建了实体档案和电子档案一体化管理的平台；

提供档案管理员使用模块。档案管理员对兼职归档的数据进行补充著录或维护操作，提供编目打印、装盒、编号、关联等功能，另有专题、监督指导、鉴定、维护、审核等管理功能。

1. 档案接收管理:实现档案接收、档案整理、档案盒管理、流程审批功能。
2. 档案移交:实现档案移交功能。
3. 专题组织:实现专题组织功能。
4. 载体管理:实现载体管理功能。
5. 监督指导管理:实现监督指导、指导意见、指导反馈功能。
6. 交接管理:实现交接审核、我的交接单功能。
7. 处置鉴定管理:实现开放鉴定、处置鉴定、档案销毁、处置鉴定审核功能。
8. 移交进馆:实现与省档案馆对接移交功能。

三、保存

档案存储依据国家一系列规范体系，将档案数据以物理隔离的形式进行保存，同时通过严格的权限控制体系以及身份认证体系，保证了档案存储的安全性；

四、档案利用

档案利用主要用于各个用户的档案、资料、专题的检索利用，档案订阅、收藏、年报统计、档案统计等。

1. 档案检索:实现综合检索、专题检索、我的收藏夹、我的下载功能。
2. 档案利用服务:提供借阅管理、我的借阅单、借阅车、我的订阅、档案编研功能。
3. 档案统计:实现年报统计、档案统计功能。

五、库房管理

档案管理员可模拟真实库房对系统库房进行库房初始化以及管理维护工作，如库房、库区、排架、层、列等实体对象，对各类实体对象进行增、删、改、查等基础操作以及日常维护工作。

全方位快速实现了实体档案的出入库、上下架、借阅、归还、查找、盘点、定位等业务流程的智能化管理和流通区域管理，保障了档案馆对实体档案的精确定位及安全追踪。同时，关联密集架控制系统，实现对智能密集架的控制操作。

1. 库房信息维护:实现库房信息维护、温湿度登记、安全检查登记、设备维护、人员出入库管理功能。
2. 档案管理:实现档案上架、档案出库、档案入库、档案移库功能。
3. 库房浏览:实现库房浏览功能。

六、全宗卷管理

（1）全宗卷管理：

提供全宗卷集中保管，可维护各进馆单位的全宗卷信息，以方便用户可清楚的了解该全宗单位管理过程的情况，还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，从而为该全宗的进一步科学管理提供必要的依据。

（2）组织沿革：

系统记载机关的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料，提供浏览、新增、修改、删除、上传电子全文、附件管理等功能。

（3）大事记：

大事记是党政机关、企事业单位、社会团体记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。系统提供大事记编研操作，提供浏览、新增、修改、删除、上传电子全文、附件管理等功能。

七、可视化中心：

平台实现档案资料管理核心资产数字化，形成安全生产可视化数据和安全工作台账，高效整合如风险巡查、隐患排查、特殊作业、相关方管理、培训教育、应急演练、事故统计、预警预测、趋势分析等各类安全运行数据，便于负责人全盘把控企业整体安全态势。

根据不同的安全指标，支持多维度数据统计分析，自动生成各级可视化数据报表，为组织安全管理提供精准的数据支撑。

八、配置信息管理

配置信息管理是对档案业务流程做个性化的设置。

1. 全宗门类管理:实现全宗管理、全宗权限、档案门类管理功能。
2. 档案自定义:实现归档范围定义、档案树定义、公共字典维护、数据字典、报表配置、模板定义、统计配置、流程定义、检测配置、文号责任者定义、筛选标签定义功能。
3. 参数管理:实现任务管理、同义词管理、归档流程、元数据管理功能。